O no-show é certamente um dos principais desafios na gestão de hospitais, clínicas e laboratórios. A falta sem aviso prévio gera perdas financeiras, desorganiza a agenda, reduz a produtividade da equipe – e impacta diretamente o fluxo de caixa.

A boa notícia é que existem estratégias práticas e eficazes para reduzir esse problema. A seguir, vamos listar sete estratégias comprovadas para diminuir o no-show em sua instituição de saúde e garantir uma operação mais eficiente.

1. Confirmações automáticas e lembretes multicanal

A confirmação automatizada de consultas é um dos recursos mais poderosos para a redução de faltas. Afinal, pacientes que recebem lembretes têm mais chance de se organizarem e não esquecer do compromisso firmado.

A eficácia aumenta for sistematizada da seguinte forma:

• Use e-mail, SMS e WhatsApp em ondas sequenciais até obter a resposta do paciente.
• Envie lembretes em momentos estratégicos: 72h, 48h e 24h antes da consulta.
• Ofereça a opção de confirmar ou remarcar a consulta ou procedimento.

Outra vantagem de ferramentas de comunicação automatizada é que elas evitam falhas humanas, garantindo mais consistência na informação.

O Zero Faltas, da be3, é uma das soluções pioneiras do mercado, reduzindo custos e aumentando receitas.

2. Cancelamento automático

Caso o paciente não possa comparecer, é fundamental que o sistema de confirmação automaticamente desmarque o horário agendado. Isso fará com que o horário disponibilizado possa ser ocupado por outro paciente.

Por esta razão, as ondas de confirmação devem iniciar com no mínimo 72h de antecedência à data do compromisso agendado, para haver tempo hábil para preencher a lacuna gerada pelo cancelamento.

3. Facilite ao máximo a remarcação

Evite qualquer dificuldade para remarcar consultas e procedimentos. Quando há muitas etapas, contato apenas por telefone, espera etc. o paciente simplesmente deixa de seguir até o final – mesmo que queira efetuar a remarcação.

A rotina de todos está muito corrida e cheia de compromissos. Portanto, quanto mais simples for remarcar, menor o índice de no-show.

Considere oferecer:

• Remarcação digital, com resposta rápida.
• Portal do paciente com opção de realocar horários em poucos cliques.
• Chatbot integrado ao sistema da clínica.

Isso reduz atritos e evita que o paciente “abandone” a consulta por falta de praticidade.

4. Mensagens personalizadas conforme o perfil do paciente

Automatizar lembretes é um ótimo recurso, mas personalizá-los aumenta ainda mais o comparecimento. Afinal, diferentes perfis de pacientes respondem melhor a abordagens específicas.

Alguns exemplos são:

• Pacientes idosos: mensagens mais explicativas.
• Pacientes recorrentes: tom mais próximo e direto.
• Pacientes com histórico de no-show: lembretes extras e chamada ativa da equipe.

Quanto mais relevante a comunicação, maior o engajamento.

5. Agendamento inteligente, com horários estratégicos

Alguns horários têm índices maiores de no-show. Ficar atento a esses padrões ajuda a organizar melhor a agenda.

Por isso, algumas medidas são recomendadas:

• Evite marcar pacientes crônicos faltosos nos primeiros horários da manhã ou no final do dia.
• Priorize pacientes novos em momentos em que a equipe está mais disponível.
• Distribua consultas de maior duração entre horários de menor risco de faltas.

Outro ponto: sistemas de gestão com relatórios de presença ajudam a mapear tais padrões e ajustar a agenda.

 6. Ofereça opções de teleconsulta quando possível

É um fato: a telemedicina reduziu drasticamente o no-show em diversas especialidades – em especial quando o motivo da falta é deslocamento ou imprevistos leves.

Entre os benefícios em oferecer teleconsultas, estão:

• Manter o compromisso mesmo se o paciente estiver em trânsito.
• Evitar perda de consultas por questões logísticas.
• Flexibilidade e conveniência.
• Aumentar a taxa de comparecimento de pacientes que já faltaram antes.

A teleconsulta, claro, não substitui todas as consultas, mas é uma excelente alternativa para manutenções, retornos e casos que não exigem exame físico.

7. Utilize tecnologia para acompanhar métricas e agir preventivamente

A redução do no-show depende de informação. Assim, quando uma instituição de saúde se organiza e passa a monitorar indicadores, é possível antecipar riscos e melhorar processos de forma contínua.

Algumas métricas essenciais são:

• Taxa de no-show por período
• Horários com mais faltas
• Especialistas com maior índice de ausência
• Pacientes reincidentes
• Tempo médio de remarcação

Com esses dados, você pode ajustar a escala de profissionais, redefinir os horários com maior risco de falta, criar ações específicas para pacientes com histórico de faltas e simplificar os fluxos de atendimento.

Softwares completos de gestão para hospitais, clínicas e laboratórios permitem fazer tudo isso com precisão.

Menos custo, mais receita e outras vantagens

Além de minimizar os prejuízos, reduzir o no-show também é sinônimo de melhorar o cuidado com o paciente, otimizar o tempo da equipe e tornar a gestão mais eficiente.

Tudo isso reflete nos resultados: uma agenda mais organizada gera mais receita – promovendo um ciclo virtuoso de melhoria contínua.

Todas as estratégias apresentadas funcionam de forma integrada, em especial quando apoiadas por soluções tecnológicas digitais que automatizam as confirmações de presença, otimizam a ocupação das agendas e monitoram indicadores – como é o caso do Zero Faltas da be3.

Aplicar essas práticas no dia a dia faz com que sua instituição de saúde trabalhe com maior previsibilidade, mais qualidade e satisfação dos pacientes.

Não negligencie a saúde do seu negócio! Entre em contato com a be3 e saiba como podemos ajudar você.