No atual cenário de competitividade de mercado, a qualidade do atendimento é um dos principais segredos do sucesso de qualquer negócio, independentemente do seu ramo de atuação. No segmento de saúde, não é diferente.
A maneira como os pacientes são atendidos demonstra a sua fidelização e evolução no tratamento — talvez, esse seja o fator mais importante para determinar a satisfação do usuário com o profissional e a equipe. Em um laboratório de análises clínicas, por exemplo, a gestão eficiente e a qualidade nos processos são características determinantes para o bom atendimento e para manter a reputação do negócio.
Quer saber como melhorar o atendimento e a gestão laboratorial? Acompanhe nosso artigo e conheça as dicas que separamos para melhorar experiência do paciente e dos colaboradores do seu laboratório. Boa leitura!
10 Dicas para melhorar o atendimento do laboratório
1. Padronize os processos internos
Padronizar todos os processos, desde a chegada do paciente na recepção até a entrega dos resultados, faz toda a diferença no atendimento. Com as técnicas laboratoriais bem estabelecidas e organizadas — apoiadas num bom sistema de gestão, é possível garantir o gerenciamento e o monitoramento do fluxo de atendimento, com agilidade, eficiência e controle abrangente de todos os setores.
Além disso, substituir os processos manuais por soluções automatizadas — que são mais ágeis e menos suscetíveis a erros —, como o cadastro dos pacientes, é um aspecto importante para o laboratório que deseja otimizar suas atividades e padronizar os processos internos.
2. Facilite o agendamento de exames
O agendamento dos exames pode ser um esforço desagradável, tanto para os colaboradores como para o cliente. Investir na facilitação dele traz benefícios para ambos os lados. Além da agenda desorganizada, os atrasos e os cancelamentos dos horários de exame acabam prejudicando o fluxo de atendimento no laboratório. Para solucionar esse problema, basta adotar uma ferramenta de agendamento online. Assim, o próprio paciente pode marcar e desmarcar os exames, quando necessário, sem precisar de um colaborador.
3. Tenha controle financeiro
Um dos procedimentos mais complexos da gestão de um laboratório é lidar com o controle dos recursos financeiros. Mesmo que seus processos internos sejam otimizados, o faturamento pode ser afetado pela ausência de monitoramento das finanças. Uma boa gestão laboratorial depende de um fluxo de caixa bem organizado e fácil de ser controlado. Nesse caso, adote uma ferramenta de monitoramento que ofereça um cenário sobre todas as entradas e saídas do seu laboratório.
4. Organize o armazenamento de documentos
Outro dilema bastante comum é o armazenamento de documentos. Isso porque a maioria deles, como as fichas de pacientes e os laudos, devem ser guardados por um longo período. Caso a guarda seja realizada em arquivos físicos, é preciso um grande investimento em papel, impressão e suportes para a preservação dos documentos.
O ideal é substituir o registro manual de pacientes por um sistema digital, que realiza a mesma tarefa, porém com maior eficiência e segurança. Uma ótima alternativa é o armazenamento em nuvem, onde todos os arquivos são guardados em local seguro, podendo ser acessados ou impressos sempre que necessário. Isso evita possíveis erros, extravios e retrabalho em diferentes fases na análise das amostras.
5. Facilite a entrega de resultados de exames
Por conta da correria diária, a prática de se deslocar para buscar resultados de exames não é nada funcional. Mas, com as ferramentas online, os pacientes podem ter acesso facilitado aos documentos, o que melhora todo o processo de entrega, agiliza o retorno do paciente ao médico e reduz custos de impressão de exames. Para o atendimento do laboratório, essa prática gera um impacto econômico em relação ao material físico que será economizado, além de liberar os colaboradores de realizarem a preparação e entrega desses documentos.
6. Invista no treinamento dos colaboradores
Todos os colaboradores devem ser capacitados para desenvolver as melhores práticas e direcionar o atendimento correto a cada paciente. Por isso, é essencial investir em treinamentos constantes à equipe, que ajudem a manter a curva de conhecimento de todos eles, sempre em alto nível, e melhorem o desempenho das funções. Afinal, a qualidade profissional dos seus colaboradores e a agilidade de realização dos procedimentos são aspectos que influenciam a qualidade do atendimento do laboratório.
7. Ofereça um atendimento humanizado
Apesar da automatização dos processos ser um fator extremamente importante, focar no atendimento humanizado permite que a experiência do cliente seja positiva. Por meio dele, é possível aumentar a confiança do usuário e gerar retornos satisfatórios ao negócio.
A demora nos atendimentos pode causar tumultos na rotina, gerar falhas e insatisfações aos clientes. Isso pode, muitas vezes, estar relacionado à quantidade de colaboradores disponíveis para atender ao público e à falta de preparo da equipe para suprir as necessidades dos pacientes.
8. Elabore relatórios de gerenciamento laboratorial
Outra dica importante é elaborar relatórios de gestão laboratorial, que disponibilize dados e informações da instituição. Isso porque eles são fundamentais para que o gestor conheça a real situação do negócio, identificando pontos de melhoria e possíveis vulnerabilidades, além de poder tomar decisões, de modo mais consciente e eficiente, e otimizar o investimento financeiro e de tempo.
9. Invista em uma boa infraestrutura
Na maioria dos casos, o atendimento em um laboratório não requer hora marcada. Por isso, a área central da instituição precisa ser ampla, confortável e ter cadeiras suficientes, para que ninguém tenha que esperar em pé.
Ter uma infraestrutura adequada e equipamentos de qualidade também pode ser um grande diferencial para agregar valor à relação com o paciente, já que trabalhar com métodos mais avançados e eficientes garante mais precisão nas análises e no atendimento de qualidade.
10. Tenha um software de gestão para otimizar as atividades
Todos os processos abordados anteriormente podem ser otimizados com a adoção da tecnologia. A utilização de um sistema específico de laboratório torna as atividades mais ágeis e produtivas. Além disso, é possível obter dados atualizados do paciente, enviar lembretes do exame, realizar o pós-atendimento, controle de estoque, entre outras funções.
Vale lembrar que, ao automatizar essas tarefas, a empresa pode experimentar uma série de vantagens, como maior segurança e confiabilidade, integração com outros dispositivos e setores, maior produtividade da equipe e redução de custos operacionais.
Como você pode notar, um bom atendimento do laboratório é crucial para garantir competitividade, maior produtividade do negócio e gestão eficiente. Embora não seja uma tarefa fácil e que demanda muito tempo, as atividades laboratoriais podem ser simplificadas com a utilização de um sistema de gestão, que melhora a experiência, tanto do paciente quanto do colaborador.
A Be3 Health Tech, por exemplo, oferece as melhores soluções tecnológicas em gestão e automação de processos na área de saúde, com foco em otimizar atividades, reduzir custos operacionais e garantir a segurança da instituição e, sobretudo, dos pacientes.
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