Administrar uma clínica médica ou um hospital, de fato, não é uma tarefa fácil. Assim, utilizar ferramentas que auxiliam a administração e otimizam processos são sempre bem vindas. Dentre estes processos, podemos citar o agendamento de consultas e procedimentos.

Uma grande parte das instituições ainda utilizam o meio tradicional para agendamento de consultas, o telefone, e fatalmente vão ter problemas de “gargalos” em determinados horários do dia em virtude do alto volume de ligações. E é aí que está o problema, deixar o paciente esperando por muito tempo no telefone para agendar uma consulta pode ser prejudicial à reputação da instituição. Por isso, muitos estabelecimentos de saúde vêm aderindo à sistemas online de agendamento de consultas. Trata-se de uma plataforma que pode ser acessada pelo paciente de qualquer lugar e em qualquer hora do dia para realizar o seu agendamento.

Alguns sistemas já demonstram os dias e horários disponíveis e em tempo real para o paciente. Isso otimiza muito o trabalho dos colaboradores do call center, já que o próprio paciente realiza o agendamento efetivo da consulta, que no método tradicional de agendamento, precisariam de atendentes telefônicos para realizar a atividade.

As vantagens, no entanto, não param por aí. Então, se você deseja entender melhor as razões pelas quais um sistema de agendamento online de consultas otimiza a rotina de uma instituição de saúde, continue lendo este artigo!

Colaboradores disponíveis para outras atividades

Dependendo do porte e do volume de agendamentos diário, é quase impossível que um colaborador execute outra atividade durante o dia a não ser a atividade de agendamento. Isso porque, a cada marcação de consulta ou exame, é necessário verificar a disponibilidade da agenda e atualizar os dados cadastrais do paciente. E esse processo todo demanda alguns minutos por atendimento e ocorre diversas vezes ao dia.

Se levarmos em conta o volume de trabalho que normalmente se acumula em estabelecimentos ligados à saúde, você pode acabar ficando “na mão” por precisar que um outro serviço seja executado e se deparar com todos os colaboradores ocupados com marcações. Caso se trate de algo urgente, precisará até deixar os pacientes esperando por mais tempo.

Com um sistema de agendamento online de consultas, porém, esses problemas são minimizados significativamente. O paciente pode acessá-lo a partir de casa, atualizar os seus dados cadastrais e escolher, com tranquilidade, o melhor dia e horário para o procedimento indicado.

É claro que sempre haverá pacientes que preferirão ir à sua clínica ou ligar para marcar, mas a maioria se valerá dessa facilidade tecnológica, afinal, quem nos dias de hoje tem tempo para perder em filas de espera? Assim, os seus colaboradores ficam mais livres para desempenhar outras funções no tempo que gastariam marcando consultas.

A experiência do paciente é muito mais agradável

Quando um paciente avalia a sua clínica ou hospital, ele não pensa unicamente no atendimento médico. De fato, manter a qualidade nesse quesito é fundamental — até porque estamos falando de vida e saúde. Ainda assim, a experiência das pessoas com um estabelecimento de saúde começa no momento em que eles decidem marcar o primeiro atendimento.

Considerando as longas jornadas de trabalho e a rotina cheia que a maioria das pessoas vivem, muitos não encontram tempo sequer para pegar o telefone e marcar uma consulta. Ir até o local, então, fica fora de cogitação. Diante disso, ao oferecer uma solução para agilizar essa etapa você já garante que os pacientes formem uma visão mais positiva da sua instituição.

Um sistema de agendamento online permite que eles aproveitem aquele tempo no transporte público, por exemplo, ou mesmo aquele momento antes de dormir para agendar um procedimento necessário. Afinal, outra importante vantagem dessa solução é que ela funciona 24 horas por dia.

O posicionamento nos mecanismos de busca é otimizado

Uma plataforma para marcação de consultas na web também funciona como um diferencial para o site da sua instituição. Isso porque, se você levar em conta as técnicas de SEO na hora de criar a página para receber muitos acessos, a tendência de ela aparecer entre os primeiros resultados no site de busca será maior.

Isso funciona mais ou menos como um ciclo: você divulga a plataforma para seus pacientes, e eles começam a acessá-la. À medida que o número de acessos aumenta, você fica melhor posicionado nas buscas, o que leva mais pessoas a querer conhecer o seu estabelecimento.

Além disso, a marcação on-line é um ótimo diferencial para ser divulgado pelos canais de mídias sociais, obtendo um alcance ainda maior do seu público-alvo.

Garantia de um controle mais preciso da agenda

Quando a marcação é manual (ainda que num sistema), é preciso tomar certo cuidado para manter a agenda atualizada e evitar o “encavalamento” de consultas, ou até um “overbooking”. Já o sistema de marcação de consultas online, além de poder ser acessado pelos pacientes, pode ser consultado pelos colaboradores por meio da plataforma.

Isso significa que todas as informações estarão concentradas em um só lugar, o que facilita a gestão da agenda, seja pelos próprios colaboradores, seja pelos médicos ou pelos envolvidos na administração da sua clínica médica ou hospital. E o fato do médico poder acessar a sua agenda remotamente, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet é ainda outra vantagem de uma plataforma de agendamento automatizada e online.

Os custos são reduzidos

Além de exigir a dedicação de colaboradores apenas para realizar esse trabalho, o agendamento manual ainda gera despesas de ligações telefônicas, por conta dos retornos e confirmações. Agora, quando isso é feito pelo sistema, os meios de confirmação também são automáticos — tudo o que você precisa fazer é acompanhá-los pela plataforma.

Estamos falando de uma forma de automatizar uma grande parte do serviço realizado no seu call center. É quase certo que os seus pacientes vão aderir rapidamente ao novo agendamento quando você o implantar, de modo que os atendimentos realizados de maneira pessoal ou telefônica para este fim reduzirão cada vez mais o seu espaço para os processos realizados via sistema.

Bom, como podemos ver, implantar um sistema de agendamento online de consultas é uma forma inteligente de otimizar a rotina dos seus colaboradores e oferecer mais facilidade aos seus pacientes, mostrando que você realmente se importa com o seu bem-estar e comodidade. Sem dúvida, isso faz toda a diferença — especialmente quando estamos falando de um estabelecimento médico.

Então, ficou interessado? Se gostou desta leitura e acredita que uma ferramenta como essa é o que falta para fazer da sua clínica um verdadeiro sucesso, conheça a nossa plataforma!